Не секрет, что почта сегодня меняет свое лицо, реконструируются отделения почтовой связи, внедряются новые проекты для повышения качества предоставляемых услуг (например, КиберПочта, КиберПресс, Страховые услуги, Direct mail, ЕМS (Express Mail Service) и др.).

Кроме реорганизации внешней стороны своей деятельности, компания предпринимает шаги, направленные на оптимизацию труда своих сотрудников при выполнении внутренних процессов, взаимодействии друг с другом, в том числе с использованием новых технологий. Один из этих шагов - это стартовавший недавно проект по созданию и внедрению внутреннего портала компании на платформе EMC Documentum eRoom.

Руководство организации и специалисты IT-службы выдвинуло довольно высокие требования к будущему порталу, среди них:

• система должна иметь интуитивно понятный интерфейс, рассчитанный на разные категории пользователей, так как в организации работают сотрудники разных возрастов;
• информационное сопровождение проектов организации, календарно-сетевое планирование и отслеживание результатов выполнения отдельных мероприятий;
• сократить время на коммуникации и взаимодействие между сотрудниками, так как сотрудники почтовой службы разбросаны по территориально удаленным офисам города и области;
• решить офисные задачи, такие как: резервирование служебного транспорта, конференц-зала, планирование мероприятий и встреч;
• выполнение функций межколлективного взаимодействия: тематический форум компании, доска объявлений, закрытые и открытые голосования в коллективе;
• простота внедрения и возможность поэтапного наращивания функциональных возможностей системы;
• при администрировании и настройке системы под нужды организации как можно меньше привлекать сторонних специалистов;
• цена системы должна быть обязательно не высокой.

На первом этапе проведено обучение внутренней проектной группы организации навыкам работы в системе и администрированию системы eRoom. Система установлена на сервер, на сервере развернуты две комнаты, тестовая и базовая (шаблонная). Базовая (шаблонная) комната – это информационный ресурс с примерами из разных областей деятельности с преднастроенными функциональными решениями (проекты, канцелярия, офис, технический архив и т.д.).

Возможности у системы eRoom большие, но главная задача - не слепо скопировать данные с компьютеров сотрудников в новую систему, а произвести структурные изменения в хранении и использовании информации, полноценно использовать уникальные возможности системы eRoom в части коммуникаций и коллективной работы сотрудников и не превратить систему в «информационную свалку». Для этого и создана шаблонная комната.

Следующий этап проекта в УФПС Тюменской области - Филиал ФГУП "Почта России" - это проектирование и настройка внутренних объектов системы EMC Documentum eRoom под специфику организации.

Почта Тюменской области сегодня

На сегодняшний день общая территория доставки почты составляет 161,8 тыс.кв.км. Это 0,9% от территории России. С первого апреля на этой огромной территории работают 10 крупных почтамтов, на базе клиентских залов которых созданы: 4 отделения ОПС 1 категории (Тобольский, Тюмень почтамт, Ишимский, Тюменский районный почтамт); 5 ОПС 2 категории (Голышмановский, Заводоуковский, Казанский, Омутинский, Ялуторовский); и один Уватский, которому присвоена четвертая категория. Всего на территории Юга Тюмени функционируют 465 отделений почтовой связи, из которых 84 городских, 381 сельских и 6 передвижных. Количество сотрудников превышает 3000 человек.

Тюменский филиал ФГУП «Почта России» динамично развивается. Полученная прибыль инвестируется филиалом в высокотехнологичное оборудование, сети связи на базе технологии VPN (Virtual Private Network), а также направляется на приобретение оборудования для реконструируемых объектов почтовой связи и обновление автомобильного парка. Кроме этого, филиал в рамках проекта ФГУП «Почта России» с 2005 года производит реконструкцию объектов почтовой связи юга Тюменской области.