Вышла новая версия Технического решения Directum «Управление закупками», которое упростит работу организаций, в том числе тех, чья закупочная деятельность регулируется Федеральным законом №223-ФЗ. Основные новинки версии: Поддержка процессов, позволяющих покрыть полный цикл закупочной процедуры: • Формирование плана закупок в соответствии с 223-ФЗ; • Отслеживание исполнения и оплаты по договору. Доработан процесс по инициации закупки, теперь можно: • Регистрировать информацию о размещении закупки; • Разбивать закупку на лоты; • Формировать извещение по закупке; • Связывать договор с закупкой; • Формировать обязательную и управленческую отчетность.
Какие задачи закрывает решение DIRECTUM по автоматизации государственных закупок. Решаемые бизнес-задачи Для получения выгодных предложений по закупке товара или услуги компании проводят конкурсные мероприятия. На их подготовку и проведение, а также взаимодействие с участниками организаторы тратят много времени и ресурсов. Бизнес-решение «Управление закупками» автоматизирует внутренние закупочные процессы компании: от планирования и проведения закупок до контроля соблюдения условий заключаемых договоров. Планирование закупки: • сбор и формирование сводных потребностей от подразделений на закупку товаров, работ и услуг; • подготовка и утверждение годового плана закупок. Инициация процедуры закупки: • уведомление ответственных о необходимости инициировать подготовку к закупочной процедуре; • организация закупки; • подготовка извещения, конкурсной документации и проекта договора; • создание и ведение реестра закупок (проведенных тендеров) и архива конкурсной документации. Взаимодействие с участниками закупки: • регистрация заявок на участие в закупке; • организация архива присланных предложений; • обеспечение конфиденциальности информации; • контроль сроков приема предложений. Выбор победителя закупки: • уведомление о наступлении этапов вскрытия конвертов, рассмотрения заявок, подведения итогов; • оценка предложений и выбор победителя; • формирование протоколов о рассмотрении заявок и результатах процедуры. Заключение договора и контроль его исполнения: • подготовка, согласование и утверждение договора; • отслеживание исполнения договорных обязательств. Формирование управленческой отчетности: • быстрая подготовка отчетов; • контроль соблюдения сроков закупок. • соблюдения сроков закупок. Работа с бизнес-решением Планирование закупки
На первом этапе формируется список потребностей в товарах, работах или услугах, на основании которого создается план закупок.
План закупок После этого ответственный инициирует согласование плана, в ходе которого проверяется соответствие бюджету и актуальность указанных потребностей. Утвержденный план публикуется вручную на официальном сайте РФ«Портал закупок». Инициация процедуры закупки
Удобный механизм напоминаний и оповещений помогает ответственному своевременно начать подготовку к закупочной процедуре: оценить актуальность потребности, проанализировать и объединить связанные позиции в одной закупке. Затем создается запись справочника «Закупки», в которой указывается информация по лотам, комиссии и порядку размещения закупки. Чтобы определить даты и условия закупки, собирается закупочная комиссия. Для удобной и оперативной организации заседаний используется модуль «Управление совещаниями и заседаниями». Утвержденные условия также указываются в карточке справочника.
Запись справочника «Закупки» Для быстрой подготовки конкурсной документации в системе используются шаблоны – они определяют начальное содержимое документа. Документы можно создать непосредственно из карточки справочника и дополнительно привязать к закупке – так вся документация по закупке будет всегда под рукой. Готовый комплект документов ответственный может отправить на согласование и утверждение. По кнопке Извещение формируется бланк извещения по закупке. Для создания конкурсной документации можно использовать шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Итоговый комплект документации по закупке связывается с записью справочника с помощью соответствующей кнопки. Теперь все документы по закупке будут всегда под рукой. Далее организатор закупки отправляет созданную запись вместе с документацией по типовому маршруту на согласование и утверждение. Чтобы принять решение о датах проведения закупки и ее условиях, организатор закупки собирает закупочную комиссию. Для удобной и оперативной организации заседаний используется модуль «Управление совещаниями и заседаниями». После утверждения закупки ответственный за публикацию получает задание на публикацию извещения и сопутствующей документации и вручную публикует их на официальном сайте РФ «Портал закупок» и электронной торговой площадке. На основании информации, указанной в карточке справочника, система автоматически формирует уведомления, благодаря которым ответственные вовремя выполняют требования закона 223-ФЗ, например, публикуют извещение о закупке и сопутствующую документацию на официальном сайте РФ «Портал закупок» и электронной торговой площадке. Рассмотрение заявок на участие в закупке и выбор победителя
Заявки регистрируются в справочнике «Заявки на участие» в закупке. В заявке указывается исчерпывающая информация по предложению подрядчика: наименование закупки, лота, название организации, цена предложения, отметки о выполнении требований конкурса.
Заявка на участие Система сама напомнит ответственному о приближении срока вскрытия конвертов, рассмотрения заявок и выбора победителя. После этого повторно организуется совещание, где комиссия принимает окончательное решение. Затем заявка победителя вручную указывается для соответствующего лота в справочнике «Закупки». Принятое решение фиксируется в протоколе и отправляется на утверждение председателю комиссии. Протоколы, созданные на всех этапах работы комиссии, публикуются вручную на официальном сайте РФ «Портал закупок» и электронной торговой площадке. Заключение договора и контроль его исполнения Для автоматизации процесса заключения договора используется модуль«Управление договорами». Подписанный договор указывается в справочнике «Закупки» для соответствующего лота. В процессе заключения, исполнения или оплаты по договору подтверждающие документы вручную публикуются на официальном сайте РФ «Портал закупок» и на электронной торговой площадке. Формирование отчетности, анализ В системе можно быстро выгрузить специальный отчет по закупкам и проанализировать выполнение плана. Отчет формируется в виде сводной таблицы и содержит информацию по срокам закупок и сотрудникам, нарушающим план. Результаты анализа могут быть наглядно представлены в виде таблиц, графиков и диаграмм. Для этого используется контрольная панель модуля«Управление показателями эффективности». Формирование отчетности, анализ
По требованию 223-ФЗ все регламентирующие отчеты публикуются вручную на официальном сайте РФ «Портал закупок». Бизнес-эффект Бизнес-решение «DIRECTUM: Управление закупками» обеспечивает эффективное управление закупочной деятельностью предприятия и помогает: • сократить общие расходы на планирование и проведение закупки; • упростить подготовку конкурсной документации; • ускорить проведение закупочных процедур и выбор поставщика; • быстро сформировать обязательную и управленческую отчетность; • соблюсти сроки исполнения процедур закупки и избежать штрафов за просрочку. Параметры ТР: Версия: 2.0 Стоимость: DIRECTUM Standard — 164 000 р. DIRECTUM Enterprise — 262 400 р. Услуги по внедрению оплачиваются отдельно. Новая версия технического решения предоставляется со скидкой 50% от текущей стоимости решения. Модель лицензирования: Серверная Готовность: Шаблон Совместимость: DIRECTUM 5.2 Другие версии: Версия 1.1.1: DIRECTUM 5.0 Версия 1.1.1.1: DIRECTUM 5.0 Версия 1.1.1.2: DIRECTUM 5.0 Версия 1.1.1.4: DIRECTUM 5.1 По всем интересующим вопросам можно обращаться к официальному региональному представителю компании DIRECTUM в Тюмени – ООО «Тюмбит-АСУ» по телефону: (3452) 689-689, e-mail: info@bsens.ru,d_xeniya@t-asu.ru.
|