ООО "Татойл-Сервис" - одна из эксплуатирующих организаций в структуре ОАО "Татнефть" – подвела итоги проекта по построению автоматизированной системы управления динамично развивающейся сетью АЗС. Более года компания работает в едином информационном пространстве, созданном на основе системы управления «Парус».

ООО «Татойл-сервис» - молодая, динамично развивающаяся компания, сбытовая сеть которой в Московской и Тверской областях с 2000 года выросла в 4 раза. Сегодня «Татойл-сервис» управляет круглосуточной работой 89-ти АЗС. Высокая динамика бизнеса компании и жесткая конкуренция на рынке дистрибуции нефтепродуктов привели топ-менеджмент к пониманию необходимости построения КИС, позволяющей осуществлять полномасштабное управление и контроль. В 2002 году руководство приняло решение уйти от «лоскутной» автоматизации бизнес-процессов и внедрить современную информационную систему.

Очевидно, что когда сеть АЗС насчитывала менее 20 заправок, то управлять движением нефтпродуктов можно было “вручную” и практически безошибочно. Но при увеличении числа АЗС объем данных, связанных с учетом работы станций, достиг “критической точки”. Потребовалась автоматизированная система обработки информации о расходе и поставках топлива. Внедрение системы должно было обеспечить прозрачность деятельности, оперативность получения информации.

Головная компания “Татнефть” одобрила проект, основной задачей которого стало построение информационной системы. Нужна была система, позволяющая эффективно управлять стремительно растущей сетью АЗС в единой информационной среде; получать данные о расходах и доходах по бизнесу в целом и в разрезе каждой АЗС с учетом рентабельности и структуры затрат; осуществлять детальный постатейный анализ деятельности предприятия с предоставлением в головной офис систематических отчетов по статьям расходов и доходов».

В рамках деятельности по эксплуатации АЗС целью автоматизации стало создание системы, с помощью которой будет возможно:

• получать полную информацию о движении нефтепродуктов на автозаправочных станциях;
• рассчитывать оптимальный объем заказа на дополнительную поставку топлива для каждой АЗС на основе данных по остаткам на утро.

В рамках проекта ставилась также задача синхронизировать информацию оперативного и бухгалтерского учета, так как ранее оперативная информация находила отражение в бухгалтерском учете только через две недели.

Поскольку “Татойл-Сервис” занимается реконструкцией и строительством АЗС, для компании важно было в рамках проекта внедрения КИС оптимизировать и этот вид деятельности. Система должна была позволить осуществлять анализ планового и фактического исполнения проектов.

На сегодняшний день решена задача оперативного сбора полноценной информации о деятельности АЗС. Ежедневно в автоматическом режиме с АЗС по сотовым модемам в офис “Татойл-Сервиса” поступают оперативные сведения по основному виду бизнеса (объемы поступившего и проданного топлива, остатков в резервуарах, оплата по видам топлива) и по сопутствующему сервису (продажа товаров и услуг). Оперативное получение и обработка информации с АЗС реализованы за счет объединения АСУТП АЗС «БУК TS - G » компании ЗАО “Нефтепродукттехника” и модуля ИСУ «Парус» “Розничная торговля нефтепродуктами”. Это совместное решение позволяет осуществлять:

• управление технологическими процессами на АЗС (АСУТП АЗС «БУК TS - G »),
• сбор баз данных с АЗС на коммуникационный сервер «БУК TS - G », находящийся в офисе «Татойл-Сервиса»,
• конвертацию баз данных и их интеграцию в ИСУ «Парус» (АСУТП АЗС «БУК TS - G »),
• сбор и проверку сменных отчетов с автозаправочных станций (модуль ИСУ «Парус» “Розничная торговля нефтепродуктами”).

Ежедневно из АЗС в группу учета реализации поступает информация об объемах проданного топлива, сопутствующих товаров и услуг. С помощью системы можно увидеть построчно каждую отгрузку, сведения о количестве отпущенной клиенту продукции в разбивке по видам оплаты, остатках.

В ИСУ “Парус” ежемесячно поступает информация из Процессингового центра, где консолидируются данные о продажах нефтепродуктов клиентам ООО “Татойл-Сервис” по топливным картам. Система позволила в автоматическом режиме готовить документы по отпуску нефтепродуктов в разрезе клиентов, по эксплуатирующим организациям, которые осуществили отпуск топлива, по видам топлива с указанием скидки.

Внедрение информационной системы решило задачу синхронизации информации оперативного и бухгалтерского учета. Данные ежедневных сменных отчетов АЗС отрабатываются в бухгалтерском учете. Специалисты ведут в системе учет и контроль за движением нефтепродуктов по АЗС, формируют акты списания/оприходования; недостачи/излишков.

Бухгалтерский учет стал абсолютно прозрачным: движение финансов и ТМЦ по каждой операции можно отследить, начиная с этапа формирования первичных документов. Возросла оперативность расчетов с покупателями, за счет чего компания ожидает увеличения оборачиваемости активов. Автоматизированная система стала надежным источником оперативной бухгалтерской информации для разнообразных отчетов и планов, как для управляющей и головной компаний (в частности, отчеты по расходам и доходам, ежемесячные отчеты комиссионера), так и для сторонних организаций (налоговых инспекций, Госкомстата и других структур).

На сегодняшний день очевидны и ближайшие перспективы проекта. Планируется реализовать в информационной системе процесс бюджетирования и финансового планирования, а также внедрение модуля системы «Парус» “Управление деловыми процессами”. Предстоит также добавить в информационной системе раздел, который позволит консолидировать данные еженедельного мониторинга цен на рынке АЗС и объемные показатели розничных продаж для принятия оперативных решений по изменению розничных отпускных цен на нефтепродукты.